บริษัทสยามยานยนต์ จำกัด

การวางแผนงานโครงการ

(Project Planning)

บริษัทสยามยานยนต์ จำกัด

เป้าหมาย

นำระบบพัฒนาระบบงานบัญชีมาใช้งานภายในเดือน เมษายน 2555

วัตถุประสงค์

วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบบัญชีให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นจากเดิม ใช้งานได้ง่ายยิ่งขึ้นต่อการทำงานและต่อการพัฒนาต่อได้ ซึ้งปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบเก่าคือการแจ้งยอดของบัญชี

ขอบเขตของระบบ

โครงการพัฒนาระบบงานบัญชี ได้มีการจัดทำขึ้นโดยทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบเดิมทั้งนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบ มีรายระเอียดดังต่อไปนี้

1.ระบบมีการป้องกันข้อมูลในเครือข่ายคอมพิวเตอร์

2.ระบบจะต้องแบ่งการทำ งานแต่ละส่วนอย่างชัดเจน แต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

3.ระบบจะต้องใช้งานได้ง่าย

ระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายบัญชี

หน้าที่หลัก

- งานงบประมาณ

- บัญชีรายรับ-รายจ่าย

- การเก็บค่าใช้จ่ายทางการเงิน

- ใบเรียกเก็บเงิน

ระบบงานประยุกต์

- ระบบจัดหางบประมาณ

- ระบบบริหารพนักงาน

- ระบบบันทึกรายรับรายจ่าย

- ระบบคำนวณเงินเดือน

- ระบบการสืบค้นข้อมูล

- ระบบการเปลี่ยนแปลงข้อมูล

ระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายบัญชี

ระบบงาน	คำอธิบาย	ระดับการบริหารองค์กร
ระบบบริหารพนักงาน	เป็นระบบเพื่อจัดเก็บ และจัดการข้อมูลพนักงาน	ระดับผู้ปฏิบัติงาน
ระบบบันทึกรายรับรายจ่าย	เป็นระบบเพื่อการบันทึกรายรับและรายจ่ายต่าง ๆ	ระดับผู้ชำนาญการ
ระบบคำนวณเงินเดือน	เป็นระบบคำนวณเงินเดือนของพนักงานทุกคน	ระดับผู้ชำนาญการ
ระบบจัดหางบประมาณ	จัดเตรียมแผนงานงบประมาณ ระยะยาว	ระดับผู้กำหนดกลยุทธ์

การกำหนดความต้องการของระบบ

(System Requirements Determination)

กำหนดความต้องการของระบบ

เมื่อโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการพัฒนาฝ่ายบัญชี ได้รับการอนุมัติจากการนำ เสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมาและได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้ว ดังนั้น ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบจึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำ งานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่ เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิมในการกำ หนดความต้องการครั้งนี้ ซึ่งบุคคลที่ทางทีมงานเลือกที่จะสัมภาษณ์และออกแบบสอบถามมีดังนี้

ปัญหาที่จะพบจากระบบเดิม

1. แผนกบัญชีมีภาระหน้าที่นอกเหนือจากหน้าที่หลัก จึงทำ ให้งานที่ได้โดยรวมไม่มีประสิทธิภาพ

2. พนักงานมีจำนวนเพิ่มมากขึ้นทำ ให้การคำนวณเงินเดือนแบบเดิมผิดพลาดบ่อยครั้ง

3. มีเอกสารอยู่มากมาย จึงทำ ให้ต้องเสียเวลาในการค้นหาข้อมูล บางครั้งเอกสารสูญหายทำให้ข้อมูลสูญหายไปด้วยรวมทั้งสิ้นเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บเอกสาร

4. จัดทำ สลิปเงินเดือนและรายงานประเภทต่าง ๆ ล่าช้า

5. พนักงานในแต่ละแผนกไม่สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ทำ ให้เสียเวลาในการคัดลอกข้อมูล

ความต้องการของระบบใหม่

1.สามารถเรียกดูข้อมูลพนักงานได้อย่างรวดเร็ว

2.สามารถแก้ไข หรือปรับปรุงข้อมูลพนักงานได้โดยสะดวก

3.สามารถคำนวณเงินเดือนได้โดยอัตโนมัติ พร้อมทั้งจัดทำ ใบสลิปเงินเดือนได้ทันที

4. สามารถดึงข้อมูลจำนวนเงินเดือน และเลขที่บัญชีของพนักงานในแต่ละเดือนแล้วนำ มาจัดทำ รายงานเงินเดือน เพื่อส่งให้กับทางธนาคารได้โดยอัตโนมัติ

5. สามารถเก็บประวัติการเลื่อนตำแหน่ง การขึ้นเงินเดือนได้

6. สามารถเก็บรายการเบิกเงินเบี้ยเลี้ยงไว้ได้

7. พนักงานทุกแผนกสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

8. สามารถสืบค้นข้อมูลผู้สมัครงานได้ตามเงื่อนไขที่ต้องการ เช่น ต้องการทราบว่ามีพนักงานใหม่กี่คน

9. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำ งานของฝ่ายบัญชี

10. ผู้บริหารสามารถดูบัญชีรายรับรายจ่ายได้

11. การจัดทำรายงานมีความสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น

ประโยชน์ที่จะได้รับในระบบใหม่

ประโยชน์จากการนำระบบพัฒนาระบบงานบัญชี มาประยุกต์ใช้ในบริษัทมีดังนี้

1. การทำ งานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลพนักงานถูกรวมให้อยู่ในฝ่ายบุคคล

2. ไม่มีการทำ งานที่ซ้ำซ้อนของฝ่ายบัญชี

3. พนักงานทุกคนและทุกแผนกสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

4. การทำงานของฝ่ายบัญชีมีประสิทธิภาพมากขึ้น

5. สามารถจัดทำ รายงานเงินเดือน รายงานภาษี รายงานข้อมูลผู้สมัครงาน รายงานข้อมูลพนักงาน และอื่น ๆ เพื่อส่งให้ผู้บริหารได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว

6. บริษัทมีภาพลักษณ์ที่ดีขึ้นในการนำ เทคโนโลยีที่ทันสมัยมาใช้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ทางการตลาดต่อไป

7. สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัท และการเพิ่มขึ้นของจำนวนพนักงานได้

8. สามารถค้นหาและดูแลรักษาระเบียนประวัติพนักงาน ผังองค์กร การคัดเลือกพนักงาน การพัฒนาบุคลากร การประเมินผลการปรับเงินเดือน และการบริหารงานบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

9. สามารถนำ ข้อมูลต่าง ๆ มาใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหาร เพื่อการวางแผนแข่งขันทางด้านตลาดได้

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

(Process Modeling)

ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่

(System Requirement Structuring)

อธิบาย Context Diagram

ผู้บริหาร

- ขอดูรายรับรายจ่ายของบริษัทระบบจึงรายงานข้อมูลเกี่ยวกับรายรับรายให้กับผู้บริหาร

- ผู้บริหารอยากรู้จำนวนพนักงานระบบจึงแจ้งข้อมูลของพนักงานให้กับผู้บริหาร

- ผู้บริหารอยากทราบการเลื่อนตำแหน่งพนักงานระบบจึงรายงานผลการเลื่อนตำแหน่งของพนักงานให้กับผู้บริหาร

- ผู้บริหารอยากทราบยอดขายของบริษัทระบบจึงรายงานผลการเลื่อนตำแหน่งของพนักงาน

พนักงานให้กับผู้บริหาร

-อยากทราบว่าตนเองทำงานได้เงินเท่าไรระบบจึงรายงานผลการทำงานให้กับพนักงาน

-พนักงานจะเปลี่ยนประวัติตัวเองระบบจึงรายงานผลการเปลี่ยนประวัติให้กับพนักงาน

-พนักงานแจ้งเรื่องขอหยุดงานระบบจึงรายงานผลการขอหยุดงานให้กับพนักงาน

-พนักงานแจ้งเรื่องการลาออกระบบจึงรายงานผลการลาออกให้กับพนักงาน

ฝ่ายบุคคล

-อยากทราบยอดเงินการทำงานของพนักงานระบบจึงรายงานยอดเงินพนักงานให้ฝ่ายบุคคล

-อยากทราบยอดพนักงานทำงานร่วงเวลาระบบจึงรายงานยอดของพนักงานทำงานรวงเวลาให้ฝ่ายบุคคล

-อยากทราบเวลาการทำงานของพนักงานระบบจึงรายงานเวลาการทำงานพนักงานให้ฝ่ายบุคคล

-แจ้งการขึ้นเงินเดือนของพนักงานระบบจึงรายงานแจ้งการขึ้นเงินเดือนให้ฝ่ายบุคคล

ธนาคาร

-อยากทราบยอดเงินที่จะส่งระบบจึงแจ้งยอดเงินให้กับธนาคาร

แผ่นภาพระดับ 0

อธิบายแผ่นภาพระดับ 0

เมื่อผู้บริหารต้องการทราบการเลื่อนตำแหน่งของพนักงานเมื่อเข่ามาในระบบจะแบ่งย่อยออกเป็น 3 ระบบย่อยคือ ระบบบริหารพนักงาน ระบบบันทำกรายรับรายจ่ายและระบบคำนวณเงินเดือนมันจะเข่ามาที่ระบบบริหารพนักงานแล้วระบบก็แจ้งผลการเลื่อนตำแหน่งของพนักงานให้กับผู้บริหารทราบ

แผ่นภาพระดับ 1

อธิบายแผ่นภาพระดับ 1

เมื่อมาที่อีกระดับหนึ่งระบบจะทำการเข้าที่ระบบบริหารพนักงานแล้วเมื่อเข้ามาภายในในระบบนี้ก็จะมีการสืบค้นข้อมูลและการเปลี่ยนแปลงข้อมูลระบบก็จะเข้าที่การสืบค้นข้อมูลแล้วระบบจะหาข้อมูลของการเลื่อนตำแหน่งของพนักงานไปที่แฟ้มการเลื่อนตำแหน่งเมื่อได้ข้อมูลที่ต้องการแล้วก็จะส่งข้อมูลให้กับผู้บริหาร

การออกแบบ User Interface

ขั้นตอนการออกแบบ User Interfaces และลำ ดับของการติดต่อกับผู้ใช้

1. กำหนดงวดบัญชีโปรแกรม กำหนดได้ที่ระบบ EM > General setup > หน้าจอกำหนดงวดบัญชี

· งวดบัญชีปกติ

· งวดบัญชีแบบคร่อมงวด

2. การเตรียมผังบัญชี ที่จะเกี่ยวข้องและอ้างอิงนำไปใช้ในการผลิตโดยให้คลิกที่ช่อง Job

2.1 กำหนดแยกรหัสบัญชีสินค้าสำเร็จรูปคงเหลือ

2.2 กำหนดแยกรหัสบัญชีซื้อเป็นแต่ละประเภท

2.3 กำหนดแยกรหัสบัญชีต้นทุนผลิต

2.4 กำหนดแยกรหัสบัญชีประเภทของรายได้

3. กำหนดรหัสบัญชีรวม เพื่อนำไปใช้ในการ Post GL กำหนดที่ ระบบ EM > GL Setup > หน้าจอกำหนดรหัสบัญชีรวม

3.1 กำหนดเอกสารเชื่อม GL เพื่อให้โปรแกรมทำการ Post GL ให้อัตโนมัติ กำหนดที่ ระบบ EM > GL Setup > หน้าจอกำหนดกำหนดเอกสารเชื่อม GL

*หมายเหตุ

เราสามารถสร้างงบต้นทุนการผลิตได้ โดยดึงเลขที่รหัสบัญชีที่กำหนดขึ้นเกี่ยวกับต้นทุนการผลิตไปแสดง
โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. กำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า แยกตามผังบัญชีที่ระบบ EM > IC setup > หน้าจอกำหนดรหัสสินค้า Tab Account

2. กำหนดรหัสคลังสินค้า เพื่อนำไปใช้ตอนที่บันทึกซื้อ , ขาย ,เบิกวัตถุดิบ กำหนดได้ที่ระบบ EM > IC setup > หน้าจอกำหนดรหัสคลังสินค้า

3. กำหนดรหัสที่เก็บสินค้า เพื่อนำไปใช้ตอนที่บันทึกซื้อ , ขาย ,เบิกวัตถุดิบ กำหนดได้ที่ระบบ EM > IC setup > หน้าจอกำหนดที่เก็บสินค้า

4. กำหนดรูปแบบรหัสสินค้าที่ระบบ EM > IC setup > หน้าจอกำหนดรหัสสินค้า

** สินค้าแต่ละรายการที่สร้างนี้จะต้องกำหนดในเรื่องของกลุ่มสินค้าให้ถูก ประเภทตามเลขที่บัญชี ว่าเป็นสินค้าสำเร็จรูป

หรือวัตถุดิบเป็นต้น

5. กำหนดรหัสค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับค่ารับเหมาต่างๆ ที่ระบบ EM > General setup > หน้าจอกำหนดรหัสค่าใช้จ่าย

6. กำหนดรหัสงานแยกตาม Job งาน กำหนดได้ที่ระบบ EM > General setup > หน้าจอกำหนดรหัส Job

7. กำหนดเลขที่เอกสาร เพื่อใช้ในการบันทึกข้อมูลของสินค้า,วัตถุดิบ และใช้ในการรับสินค้าสำเร็จรูปจากการผลิต โดยกำหนดได้ที่ระบบ EM > General setup > หน้าจอกำหนดเลขที่เอกสาร

8. กำหนดรหัสเจ้าหนี้ (ผู้จำหน่าย) เพื่อใช้ในการซื้อ/รับวัตถุดิบที่ ระบบ EM > AP Setup > หน้าจอกำหนดรหัสเจ้าหนี้

9. กำหนดรหัสลูกค้า เพื่อใช้ในการขายสินค้าสำเร็จรูปที่ระบบ EM > AR setup > หน้าจอกำหนดรหัสลูกหน

การบันทึกรายการข้อมูลประยุกต์ใช้งานโปรแกรมธุรกิจผลิต

1. ขั้นตอนการบันทึกซื้อวัตถุดิบ

การซื้อวัตถุดิบเข้าสต๊อก ให้บันทึกที่ระบบ Purchase Order > PO Data Entry > หน้าจอซื้อสด ,ซื้อเชื่อ

บันทึกซื้อต้องอ้างถึงรหัสสินค้า,วัสถุดิบ ที่ได้กำหนดไว้แล้วที่หน้าจอกำหนดรหัสสินค้า ผลก็คือ โปรแกรมจะไปเพิ่มสต๊อกสินค้า,วัสถุดิบ ตามรหัสที่อ้างถึงทันที

กรณีซื้อสด

บันทึกการจ่ายชำระซื้อสด ที่ Tab Payment

โปรแกรมจะบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ

กรณีซื้อเชื่อ (ระบบ Purchase Order > PO Data Entry )

โปรแกรมจะบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ

2. ขั้นตอนการเบิกวัตถุดิบ บันทึกเบิกวัตถุดิบที่ระบบ >Inventory Control > IC Data Entry > หน้าจอใบเบิก

*หมายเหตุ

- หากต้องการให้ต้นทุนแสดงให้อัตโนมัติ กำหนดที่ระบบ EM > IC Setup > IC Option

3. ขั้นตอนการบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการผลิต

หากมีการจ่ายค่าใช้จ่ายในการผลิตประเภทอื่นๆที่นอกเหนือจากวัตถุดิบไม่ว่า จะเป็นค่าแรงงาน

ค่าโสหุ้ยในการผลิต ให้คุณเลือกบันทึกค่าใช้จ่ายได้ 2 ทาง คือ

3.1 บันทึกที่หน้าจอรายการรายวันที่ระบบ General Ledger > GL Data Entry > หน้าจอรายการรายวัน

โดยจะบันทึกเข้าที่สมุดรายวันจ่ายโดยตรง หรือจะสร้างสมุดรายวันการผลิตเพิ่มขึ้นมาอีก 1 เล่ม เพื่อใช้บันทึกรายการประเภทนี้โดยเฉพาะ

3.2 บันทึกที่หน้าจอตั้งเจ้าหนี้อื่นๆ ที่ระบบ Account Payable > AP Data Entry > หน้าจอตั้งเจ้าหนี้อื่นๆ

(โดยท่านจะต้องเตรียมรหัสค่าใช้จ่ายไว้ให้พร้อมกับการบันทึกข้อมูลไว้ก่อน)และโปรแกรมจะทำการบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ

โปรแกรมจะบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ

4. ขั้นตอนการรับสินค้าสำเร็จรูปจากการผลิต

เป็นการเพิ่มสต๊อคของจำนวนและต้นทุนของสินค้าสำเร็จรูปโดยบันทึกได้ที่ระบบ Inventory Control > IData

Entry > หน้าจอรับสินค้าผลิตเสร็จ

*หมายเหตุ

· สำหรับคอลัมน์ต้นทุน/หน่วย จะต้องบันทึกรับรู้ต้นทุนด้วย เพื่ออ้างอิงราคาต้นทุนไปแสดงในรายงาน

เคลื่อนไหวสินค้าต่อไป โดยต้นทุน/หน่วยจะนำมาจากการบันทึกเข้าที่หน้าจอโดยตรงที่เกิดจากการคำนวณ

ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการผลิตเอง -กรณีที่เคยบันทึกราคาซื้อมาตราฐานหรือ Standard Cost ให้อัตโนมัติ กำหนดได้ที่ระบบEM > IC Setup > IC Option

5. ขั้นตอนปรับปรุงค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีสินค้าสำเร็จรูปจากการผลิต

เป็นการปรับปรุงค่าใช้จ่ายต่างๆจากขั้นตอนการคุมสต๊อคของงานระหว่างทำเข้าบัญชีสินค้าสำเร็จรูปจากการผลิต โดยบันทึกที่ระบบ GL > หน้าจอบันทึกรายการรายวัน